PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ
PGS.TS. Nguyễn Công Hoàng, Bí thư Đảng ủy, Giám đốc BV và BSCKII. Đồng Quang Sơn, Phó giám đốc BV cùng tập thể CBVC phòng Hành chính - Quản trị
1. Tên đơn vị: Phòng Hành chính quản trị
Tên tiếng Anh: Administration Department
2. Địa điểm làm việc: Tầng 2, tòa nhà Hành chính, Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên, số 479, đường Lương Ngọc Quyến, TP Thái Nguyên, phường Phan Đình Phùng, tỉnh Thái Nguyên.
3. Điện thoại: 02083.855.125
4. Lãnh đạo đơn vị viện nay
5. Lãnh đạo qua các nhiệm kỳ (thời kỳ):
6. Cơ cấu tổ chức
6.1. Sơ lược quá trình phát triển của đơn vị, tổ chức
Phòng Hành chính quản trị được thành lập từ năm 1951, cùng với sự ra đời của Bệnh viện Liên khu Việt Bắc, tiền thân của Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên ngày nay. Từ những ngày đầu còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn nhân lực, phòng Hành chính quản trị đã là một trong những phòng nghiệp vụ chủ chốt, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm công tác hậu cần, hành chính phục vụ hiệu quả cho các hoạt động khám bệnh, chăm sóc, điều trị bệnh nhân và điều hành chung của bệnh viện.
Trải qua hơn 70 năm xây dựng và phát triển, phòng Hành chính quản trị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, từng bước trưởng thành và lớn mạnh cùng với sự phát triển của Bệnh viện. Tập thể cán bộ viên chức của Phòng đã không ngừng nỗ lực, sáng tạo, phát huy tinh thần trách nhiệm, kỷ luật, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nền nếp, hỗ trợ tích cực cho công tác chuyên môn. Đội ngũ cán bộ, viên chức của Phòng được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cả về chuyên môn và kỹ năng quản lý, chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành y tế trong giai đoạn đổi mới.
6.2. Tình hình nhân lực hiện nay
Tính đến thời điểm tháng 12/2024, phòng HCQT có 45 CBVC và nhân viên hợp đồng chia thành 5 tổ:
+ Tổ Văn phòng
+ Tổ điện, nước - xử lý nước thải
+ Tổ xe ô tô cứu thương.
+ Tổ trông giữ xe CBVC
+ Tổ sửa chữa nhỏ
Cán bộ, viên chức phòng Hành chính quản trị - Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên
Tập thể CBVC nam phòng Hành chính quản trị – Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên
Tập thể CBVC nữ phòng Hành chính quản trị – Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên
7. Hoạt động chuyên môn
Phòng Hành chính - Quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện, có chức năng làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, xây dựng và sửa chữa bảo trì duy tu cơ sở vật chất, hạ tầng đảm bảo cho hoạt động chính quyền bình thường chuyên môn và phát triển theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị trong Bệnh viện. Phòng thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn quan trọng, cụ thể như sau:
- Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng trình Ban Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lí tài chính phục vụ hoạt động khám chữa bệnh của Bệnh viện.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Bệnh viện khoa học, kịp thời nhằm quản lý và khai thác hiệu quả hồ sơ công việc. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của Bệnh viện thông suốt.
- Thực hiện tốt công tác lễ tân – tiếp khách phục vụ các hội nghị của Bệnh viện
- Tham gia các tổ kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng, trung tâm trong Bệnh viện.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, xe công tác của Bệnh viện. Điều động xe công tác và cấp cứu theo quy chế quản lý và hoạt động được phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện việc sửa chữa các công trình trong khuôn viên Bêh, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung cấp điện và xử lý chất thải Bệnh viện.
- Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong Bệnh viện. Định kì tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện.
- Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong Bệnh viện.
- Định kì tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng, báo cáo Giám đốc Bệnh viện.
- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình Giám đốc Bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lí, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.
- Định kì báo cáo Giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lí vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Bệnh viện để Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỉ luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao cho.
8. Hoạt động khác
Thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc Bệnh viện, phòng đã tham mưu và tổ chức xây dựng, cải tạo lại cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị phục vụ người bệnh khang trang hiện đại như: xây dựng nhà Điều hành, khối nhà kỹ thuật nghiệp vụ, khối nhà bệnh nhân Nội trú, Trung tâm Nhi khoa, Khoa Cấp cứu, Khoa Khám bệnh, Khoa Khám chữa bệnh theo yêu cầu, Khoa lọc Thận nhân tạo, Trung tâm tạo hình thẩm mỹ, Trung tâm tư vấn và tiêm chủng Vắc xin, Trung tâm Sản khoa chất lượng cao, Khu xạ trị gia tốc kỹ thuật cao, vườn hoa, cây cảnh, hệ thống cổng tự động thông minh, đường nội bộ trong Bệnh viện…
Một số hình ảnh kết quả đạt được:
Toàn cảnh Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên
Vườn hoa và Tòa nhà Điều hành Bệnh viện
Quang cảnh Bệnh viện về đêm với hệ thống chiếu sang đồng bộ và hiện đại
Xe cứu thương phục vụ bệnh nhân 24/24h
Công tác kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống trần tại bệnh viện
Buổi giao lưu và tri ân các thế hệ lãnh đạo tiền nhiệm của phòng
Giao ban phòng thứ 2,4,6 hàng tuần để báo cáo tình hình và triển khai công việc
9. Thành tích nổi bật
9.1. Tập thể
10. Phương hướng (định hướng) phát triển
Trong thời gian tới, Phòng Hành chính - Quản trị tiếp tục phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và định hướng phát triển theo các nội dung trọng tâm sau:
· Phát triển cơ sở hạ tầng hiện đại, đồng bộ
- Tập trung hoàn thiện giai đoạn II xây dựng Bệnh viện với cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, đảm bảo đáp ứng hiệu quả nhu cầu chăm sóc và điều trị người bệnh.
- Đẩy mạnh công tác xây dựng, cải tạo và nâng cấp các khoa, phòng chức năng hiện có, phù hợp với tiêu chuẩn “Bệnh viện xanh - sạch - đẹp” của Bộ Y tế, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và môi trường làm việc.
· Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
- Từng bước triển khai các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành hoạt động của phòng, hướng tới quản trị hành chính điện tử hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp.
· Tổ chức hiệu quả hoạt động của các tổ chuyên môn
- Tăng cường tổ chức, điều hành các tổ chuyên môn như tổ điện nước, tổ xe cứu thương, tổ văn phòng... theo hướng chuyên nghiệp, đảm bảo hỗ trợ tối đa cho hoạt động chuyên môn của các đơn vị trong Bệnh viện.
- Thường xuyên rà soát, đánh giá hiệu quả hoạt động để có điều chỉnh kịp thời, phục vụ tốt công tác khám chữa bệnh.
· Thực hiện tốt các nhiệm vụ theo phân công của Ban Giám đốc
Chủ động, linh hoạt trong việc triển khai các công việc do Ban Giám đốc giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng, góp phần ổn định và phát triển toàn diện Bệnh viện.
· Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và văn hóa phục vụ, giao tiếp ứng xử
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm cho cán bộ viên chức của phòng.
- Chú trọng xây dựng phong cách phục vụ thân thiện, chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần, thái độ phục vụ và kỹ năng giao tiếp ứng xử, góp phần tạo dựng sự hài lòng của người bệnh, người nhà bệnh nhân cũng như đồng nghiệp trong toàn viện.
INTRODUCTION TO THE ADMINISTRATION DEPARTMENT
Assoc. Prof. Dr. Nguyen Cong Hoang, Party Secretary, Director of the Hospital and Specialist Level II Doctor Đong Quang Son, Deputy Director of the Hospital, together with the collective of officials and staff of the Administration Department
1. Unit name: Administration Department
2. Workplace location: 2nd Floor, Administration Building, Thai Nguyen Central Hospital, No. 479 Luong Ngoc Quyen Street, Thai Nguyen City, Thai Nguyen Province.
3. Hotline: 02083.855.125
4. Current unit leadership:
5. Organizational Structure
5.1. Brief history of the unit’s development and organization
The Administration Department was established in 1951, concurrently with the founding of the Viet Bac Interzone Hospital, the predecessor of today’s Thai Nguyen National Hospital. From its early days, despite facing numerous difficulties in terms of facilities, equipment, and human resources, the Administration Department has been one of the hospital’s key professional units, playing an essential role in ensuring logistical and administrative support for effective operations in medical examination, patient care and treatment, as well as overall hospital management.
Over the course of more than 70 years of construction and development, the Administration Department has consistently fulfilled its assigned duties, gradually growing and maturing alongside the hospital. The department’s team of officials and staff have made continuous efforts, showing creativity, responsibility, and discipline, contributing to building a professional and orderly working environment that actively supports medical operations. The department's personnel have been given strong emphasis on training and development in both professional expertise and management skills, meeting the increasingly demanding requirements of the healthcare sector during this period of transformation.
5.2. Current human resources status
As of December 2024, the Administration Department consists of 45 officials, civil servants, and contract staff, organized into five teams:
· Office Team
· Electricity, Water Supply, and Wastewater Treatment Team
· Ambulance Transport Team
· Staff Vehicle Parking Management Team
· Minor Repairs Team
Officers and staff of the Administration Department – Thai Nguyen National Hospital
Male staff members of the Administration Department – Thai Nguyen National Hospital
Female staff members of the Administration Department – Thai Nguyen National Hospital
6. Professional activities
The Administration Department is a professional unit under the direct leadership of the Hospital Director. It is responsible for administrative affairs, documentation, archiving, facility management, and maintenance to ensure smooth hospital operations in accordance with legal regulations. The department is accountable to the Director for all administrative and logistical activities within the hospital.
Key responsibilities include:
- Developing and implementing the department’s work plan based on the hospital’s overall plan.
- Planning and organizing the procurement and supply of general materials and equipment for hospital departments, ensuring compliance with financial regulations.
- Managing documentation and archives in a scientific and timely manner; maintaining effective communication systems throughout the hospital.
- Organizing reception and guest services for hospital conferences and events.
- Participating in inspections on the use and maintenance of general equipment across departments and centers.
- Managing hospital assets, facilities, and vehicles; coordinating ambulance and work-related transportation according to approved regulations.
- Organizing repairs and maintenance of hospital buildings and common equipment.
- Ensuring the provision of clean water, electricity, and hospital waste treatment.
- Maintaining a clean and green environment, including landscape care and drainage system maintenance; conducting regular hygiene inspections.
- Participating in labor safety inspections.
- Periodically reporting on procurement and supply activities to the Hospital Director.
- Proposing and implementing standards for general material consumption; monitoring usage to prevent waste and misuse.
- Reporting on material usage in departments for performance evaluation and recommendations on rewards or disciplinary actions.
- Carrying out other duties as assigned by the Hospital Board of Directors.
7. Other Activities
Under the direction of the Hospital Board of Directors, the Administration Department has advised and organized the construction, renovation, and procurement of modern infrastructure and equipment to enhance patient care. Key projects include the construction of the Administration Building, Technical and Professional Services Block, Inpatient Block, Pediatrics Center, Emergency Department, Outpatient Department, VIP Medical Services Department, Hemodialysis Unit, Plastic Surgery Center, Vaccination and Counseling Center, High-Quality Obstetrics Center, Advanced Radiotherapy Zone, landscaped gardens, smart automated gate systems, and internal road networks within the hospital.
Some images of the achievements attained:
Panoramic view of Thai Nguyen National Hospital
Flower garden and Administration Building of the Hospital
Night view of the Hospital with a modern, synchronized lighting system
Ambulance service available 24/7 for patients
Meeting and honoring previous generations of leaders of the Department
Regular department meetings are conducted on Mondays, Wednesdays, and Fridays to review ongoing activities and implement assigned duties.
8. Outstanding achievements
8.1. Collective 
8.2. Individual Achievements
9. Development Orientation (Direction)
The Administration Department remains committed to fulfilling its assigned responsibilities and aims to further develop in the following key areas:
• Development of Modern and Synchronized Infrastructure:
- Focus on completing Phase II of the Hospital's construction with modern, well-equipped facilities that effectively meet patient care and treatment needs.
- Promote the renovation and upgrading of existing departments and functional units in line with the Ministry of Health’s “Green – Clean – Beautiful Hospital” standards, contributing to improved service quality and work environment.
• Application of Information Technology in Management: Gradually implement IT solutions in management and operations to build a transparent, efficient, and professional e-administration system.
• Effective Operation of Technical Teams
- Strengthen the organization and management of technical teams such as electrical and water systems, ambulance services, and office support to ensure optimal support for the hospital’s core medical functions.
- Regularly review and evaluate team performance to make timely adjustments and better serve healthcare activities.
• Proactive Implementation of Assigned Tasks: Flexibly and proactively carry out duties assigned by the Hospital Board of Directors, ensuring timely and high-quality results that contribute to the hospital’s overall development and stability.
• Enhancement of Human Resources and Service Culture:
- Promote training and capacity building to improve both technical and soft skills for all department staff.
- Foster a friendly, professional service attitude, emphasizing communication and interpersonal skills to enhance patient, family, and staff satisfaction across the hospital.
